” Văn phòng ảo có đáng tin cậy hay không? Có nên thuê văn phòng ảo không? Văn phòng ảo có hợp pháp hay không?” là một số câu hỏi được tìm kiếm nhiều thời gian gần đây. Sự bùng phát trở lại của đại dịch Covid-19 khiến cho nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ và vừa, các nhóm dự án, các công ty muốn mở rộng quy mô tìm những giải pháp cho phép làm việc linh hoạt từ xa thay thế văn phòng truyền thống.

Hiện nay, có quá nhiều sự lựa chọn tạo ra không ít khó khăn cho các doanh nghiệp trong việc tìm kiếm một địa chỉ đáng tin cậy. Việc chọn một văn phòng ảo phù hợp với doanh nghiệp của bạn bắt đầu bằng việc xác định các nhu cầu mà doanh nghiệp của bạn cần để văn phòng ảo đáp ứng.

Sventure tổng hợp lại một số lưu ý dưới đây cho những chủ doanh nghiệp, doanh nhân đang đặt cho mình những câu hỏi xoay quanh việc làm thế nào để lựa chọn một văn phòng ảo phù hợp với doanh nghiệp mình.

Bắt đầu từ việc nghiên cứu khách hàng của bạn

Hãy đặt câu hỏi về nhu cầu khách hàng mà bạn đang phục vụ. Một số câu hỏi có thể đưa ra là: Khách hàng của bạn chủ yếu đến từ đâu? Bạn đang giao dịch với khách hàng trên khắp cả nước hay ở một vài khu vực cụ thể? Họ có quan trọng tính bảo mật không? Làm thế nào để doanh nghiệp bạn có thể xuất hiện trước khách hàng tiềm năng đang đi tìm kiếm bạn?

Ví dụ, các doanh nghiệp sử dụng sàn thương mại điện tử đang trở nên dễ dàng hơn trong việc thiết lập với các công cụ trực tuyến. Tuy nhiên, những người điều hành các doanh nghiệp này phải đối mặt với nhiều vấn đề khác nhau. Khi xảy ra tình trạng chậm trễ giao hàng, chủ doanh nghiệp có thể nhận được hàng loạt email và cuộc gọi điện thoại từ những khách hàng không hài lòng. Lúc này nhà điều hành doanh nghiệp sẽ cần ai đó trả lời những cuộc gọi đến ngay lập tức, bất kể thời gian nào trong ngày. Một doanh nghiệp không có uy tín có thể không cung cấp số điện thoại bàn và địa chỉ công ty cho khách hàng. Điều này khiến khách hàng khó liên hệ, gây mất lòng tin đối với khách hàng và giảm uy tín kinh doanh.

Văn phòng ảo như một giải pháp có thể thay mặt công ty bạn giải quyết vấn đề này. Nhiều khách hàng hài lòng hơn sẽ giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động dễ dàng hơn.

Giải quyết các “pain points” của riêng bạn

Bước tiếp theo trong việc xác định nhu cầu của bạn đối với một Văn phòng ảo là tự tìm ra và giải quyết các “pain points”. Mục đích của văn phòng ảo là giúp bạn làm việc linh động và hiệu quả hơn. Hãy tự hỏi bản thân, điều gì khiến bạn trăn trở về công việc kinh doanh của mình? Bạn có gặp khó khăn trong việc cập nhật số lượng thư nhận được từ khách hàng không? Bạn cảm thấy bất tiện khi phải làm việc tại nhà riêng hay gặp gỡ khách hàng tại các quán cà phê không? Một số công việc hành chính bạn cảm thấy tốn thời gian hoặc không hiệu quả là gì?

Giả sử một doanh nghiệp thiết kế quần áo để bán mặt hàng thời trang trực tuyến. Ở quy mô nhỏ, doanh nghiệp có thể mua hàng dệt vải hoặc thiết bị in và chuyển tới địa chỉ nhà. Tuy nhiên, khi quy mô kinh doanh phát triển hơn, doanh nghiệp cần phải hoàn thành hàng trăm đơn đặt hàng trong vòng một tuần. Các nhà sản xuất và nhà cung cấp sẽ chỉ xem xét những doanh nghiệp đã được xác minh khi đơn đặt hàng số lượng lớn.

Một văn phòng ảo có thể cung cấp một địa chỉ doanh nghiệp uy tín giúp họ có được sự tin tưởng trong mắt các nhà cung cấp. Hơn thế nữa, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng Văn phòng ảo làm địa chỉ giao hàng.

Chọn một Văn phòng ảo có thể thích ứng khi doanh nghiệp của bạn phát triển

Khi quyết định chọn một văn phòng ảo, bạn nên dự đoán sự phát triển của công ty trong tương lai và chọn một phương án đảm bảo rằng bạn có thể linh hoạt mở rộng hay thu hẹp. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc nếu có thay đổi về quy mô công ty trong tương lai

Xem xét vị trí

Một trong những thành phần quan trọng hơn cả là vị trí của địa chỉ kinh doanh. Đây là một trong những yếu tố đầu tiên mà khách hàng sẽ đánh giá công ty của bạn khi thực hiện nghiên cứu. Địa chỉ của bạn đôi khi còn thể hiện thông điệp đến khách hàng tiềm năng.

Ví dụ, thung lũng Silicon là một trung tâm nổi tiếng của các công ty công nghệ. Nếu một nhà phát triển ứng dụng nhỏ muốn đạt được uy tín trong mắt các nhà đầu tư hoặc khách hàng tiềm năng thì đặt địa chỉ ở đây có thể mở ra khả năng lớn tiếp cận khách hàng.

Xem xét khả năng chi trả của bạn

Mô hình văn phòng ảo phát triển nhờ ưu điểm tiết kiệm chi phí và tính linh hoạt. Hãy thử xem xét những hạn chế của bạn: Bạn sẽ xử lý một lượng lớn thư? Bạn có cần không gian cho các cuộc họp? Bạn có thường xuyên gặp khách hàng? Dựa vào đó, hãy so sánh các tùy chọn văn phòng ảo và chọn một lựa chọn cho phép bạn mở rộng gói dịch vụ của mình khi cần thiết.

Ví dụ, một số tuỳ chọn văn phòng ảo cung cấp dịch vụ chuyển địa điểm đến các địa chỉ khác nhau, một số gói dịch vụ văn phòng ảo cung cấp phòng làm việc giám đốc cho bạn thực hiện những cuộc phỏng vấn ứng viên mà không mất them chi phí,…

Văn phòng ảo là một trong những dịch vụ cốt lõi của Sventure đã được hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ tin tưởng. Với đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm, chăm sóc tận tình, Sventure sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu văn phòng ảo của bạn.